Nowy staż pracy od 1 maja 2026 — co muszą zrobić pracodawcy z sektora prywatnego

Za niespełna miesiąc wejdzie w życie jedna z największych zmian w prawie pracy od lat. Od 1 maja 2026 roku pracodawcy z sektora prywatnego będą zobowiązani uwzględniać w stażu pracy swoich pracowników nie tylko dotychczasowe okresy zatrudnienia na umowę o pracę, ale też czas przepracowany na umowach cywilnoprawnych oraz lata prowadzenia działalności gospodarczej. Zmiana wynika z Ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw i dotknie dosłownie każdego pracodawcę zatrudniającego pracowników.

W sektorze publicznym przepisy obowiązują już od 1 stycznia 2026 r. W prywatnym — start wypada dopiero teraz, ale czasu na przygotowania zostało niewiele.

Co od maja wlicza się do stażu pracy?

Do tej pory staż pracy definiowany był przede wszystkim przez okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerza tę definicję o:

• umowy zlecenia i umowy agencyjne — czyli pracę "na zleceniu", która przez lata była traktowana jako "gorsza" forma zatrudnienia,
• prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej — lata na własnej działalności będą teraz oficjalnie zaliczane do stażu,
• bycie osobą współpracującą przy prowadzeniu działalności — dotyczy np. małżonków przedsiębiorców opłacających składki ZUS.

Warunkiem zaliczenia tych okresów jest ich udokumentowanie. Pracownik powinien dostarczyć pracodawcy odpowiednie dokumenty — w przypadku ZUS najwygodniejszą ścieżką jest pobranie zaświadczenia online z portalu PUE ZUS. Co ważne: pracownicy zatrudnieni 1 maja 2026 r. mają 24 miesiące na złożenie dokumentów, czyli czas na zebranie papierów upływa 30 kwietnia 2028 r. Po tym terminie przeliczenie uprawnień nie będzie możliwe.

Jakie konsekwencje dla pracodawcy?

Zmiana nie jest kosmetyczna. Nowe zasady obliczania stażu pracy bezpośrednio wpłyną na szereg świadczeń i uprawnień pracowniczych:

• Wymiar urlopu wypoczynkowego — pracownicy, którzy po doliczeniu nowych okresów przekroczą 10 lat stażu, automatycznie przechodzą z 20 na 26 dni urlopu rocznie. Dla wielu pracowników to nawet 6 dodatkowych dni płatnego urlopu.
• Odprawy emerytalne i rentowe — ich wysokość zależy od stażu pracy, więc dłuższy staż oznacza wyższe odprawy.
• Nagrody jubileuszowe — tam gdzie obowiązują (np. w branżowych układach zbiorowych), będą naliczane wcześniej.
• Okresy wypowiedzenia — przy umowach o pracę na czas nieokreślony dłuższy staż może oznaczać 3-miesięczny zamiast 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
• Dodatki stażowe — wszędzie tam, gdzie wewnętrzne regulaminy wynagradzania przewidują dodatki za lata pracy, pracodawca będzie musiał zweryfikować, czy pracownicy po przeliczeniu nie nabyli prawa do wyższych stawek.

Dla firm z dużym udziałem pracowników, którzy wcześniej pracowali na zleceniach lub prowadzili działalność — np. w budownictwie, IT czy handlu — skala zmian może być znaczna. Warto już teraz szacować potencjalne koszty.

Checklist dla pracodawcy — co zrobić przed 1 maja 2026

• Przeanalizuj akta pracownicze — sprawdź, czy posiadasz informacje o wcześniejszej historii zatrudnienia pracowników. Brakujące dane trzeba uzupełnić po złożeniu przez pracownika odpowiednich dokumentów.
• Zaktualizuj regulamin wynagradzania — jeśli Twój regulamin przewiduje świadczenia zależne od stażu pracy, upewnij się, że jest zgodny z nową definicją i przelicz uprawnienia pracowników.
• Poinformuj pracowników o nowych przepisach — wielu pracowników może nie wiedzieć, że mogą zyskać dodatkowy urlop. Warto rozesłać wewnętrzną informację z instrukcją jak uzyskać zaświadczenie z ZUS.
• Przygotuj procedurę przyjmowania dokumentów — ustal, kto w firmie przyjmuje zaświadczenia z ZUS i w jakim terminie będą przetwarzane zmiany w świadczeniach.
• Skonsultuj się z biurem rachunkowym lub prawnikiem — szczególnie jeśli masz wątpliwości, które okresy należy uwzględnić w konkretnych przypadkach (np. gdy pracownik prowadził kilka form działalności równolegle).
• Sprawdź wpływ na koszty pracy — doliczenie urlopów i wyższych odpraw do budżetu HR pozwoli uniknąć zaskoczenia przy rozliczeniach rocznych.

Zmiany wchodzą w życie szybciej niż wielu pracodawców zdaje sobie sprawę. Ignorowanie nowych przepisów nie wchodzi w grę — Państwowa Inspekcja Pracy będzie sprawdzać przestrzeganie zaktualizowanych norm, a błędne naliczenie uprawnień pracowniczych może skutkować roszczeniami ze strony pracowników.

Reforma jest krokiem w stronę wyrównania praw osób, które przez lata pracowały poza tradycyjnym stosunkiem pracy — na zleceniach, w modelu B2B lub na własnej działalności. Dla pracodawców oznacza to jednak realny wzrost kosztów i konieczność aktualizacji polityki kadrowej. Im wcześniej zaczniesz działać, tym płynniej przejdziesz przez ten proces.